Die Zukunft ist jetzt

Der Hype ist vorbei, Ruhe kehrt ein. Weit gefehlt! Seit mehreren Jahren prägen die Worte Legal Tech ¹ und Digitalisierung die Schlagzeilen der juristischen Berichterstattung. Kanzleien und Rechtsabteilungen scheinen laut LTO, Azur und JUVE kaum andere Themen so zu beschäftigen wie Legal Tech. Wenn selbst rechtswissenschaftliche Fakultäten in Deutschland Forschungsstellen für Legal Tech einrichten, ² dann muss das Thema im Hier und Jetzt angekommen sein, oder?

Viele sehen den Einsatz von Informationstechnologie (IT) in Rechtsabteilungen und Kanzleien nur als Möglichkeit von Rechtsabteilungen, dem seit Jahren steigenden Kostendruck zu begegnen. Wenn Rechtsabteilungen die Kosten für Inhouse-Anwälte und die Beauftragung von externen Anwälten jährlich reduzieren müssen, dann suchen sie ihre Rettung in der Kostenverlagerung. Mit anderen Worten: Maschinen statt Menschen. Wenn Rechtsabteilungen in der steigenden Arbeitsflut nicht untergehen sollen, dann suchen sie ihre Rettung in der Effizienzsteigerung. Anders ausgedrückt: Mehr Maschinen statt mehr Menschen.

Eine andere Perspektive gerät dabei leicht aus dem Blick: Wenn Rechtsabteilungen sich darauf konzentrieren, ihren Mehrwert für das Unternehmen zu steigern, können Technologie und Digitalisierung diesen Prozess der Wertschöpfungssteigerung beschleunigen und die Innovationskraft der Rechtsabteilung innerhalb des Unternehmens steigern. Diese Perspektive soll nachfolgend den Blickwinkel bilden.

Rechtsabteilungen durchleben seit Jahrzehnten wie viele andere Unternehmensfunktionen einen Wandel, der das Selbstverständnis, die unternehmerischen Erwartungen und die stra‐

tegische Ausrichtung nachhaltig verändert hat. Die Ausrichtung einer Rechtsabteilung auf die konsequente Förderung der Unternehmensziele und die Schaffung von messbarem Mehrwert für das Unternehmen lässt sich schneller und dauerhafter erreichen, indem unternehmensspezifische Legal Tech-Instrumente zur praktischen Anwendung in der Rechtsabteilung kommen. Legal Tech ist indes kein Allheilmittel. Rechtsabteilungen sollten es – wohlüberlegt – als eines von vielen Instrumenten zur Steigerung ihrer Innovationskraft und Wertschöpfung nutzen.

Keine Rechtsabteilung gleicht der anderen. Sie spiegelt das Unternehmen wider, in dem sie verankert ist. Die Rechtsabteilung eines mittelständischen Unternehmens ist anders aufgestellt und ausgerichtet als die eines global operierenden Konzerns. Aber auch innerhalb von Rechtsabteilungen von vergleichbaren Unternehmen (Mitarbeiter- und Finanzkennzahlen) gibt es teilweise gravierende Unterschiede im Hinblick auf ihr Selbstverständnis, die unternehmerischen Erwartungen und ihre strategische Ausrichtung. Zudem unterliegen vor allem die Rechtsabteilungen in Großunternehmen häufig einem kontinuierlichen organisatorischen Wandel – Getreu dem Motto: „Die einzige Konstante ist die ständige Veränderung.“ Gleichwohl gibt es rote Fäden, die sich durch die meisten Rechtsabteilungen spinnen: Die meisten Rechtsabteilungen sind aus dem „Back-Office“ in das „Front-Office“ umgezogen. Wenn mittelständische und große Unternehmen in einem globalisierten und durchregulierten Geschäftsumfeld immer häufiger und immer schneller auf der Basis von unvollständigen Informationen und ungewissen Annahmen entscheiden und handeln müssen, dann nützen Juristen in Hinterzimmern nichts. Inhouse- und externe Anwälte können im Chor ein Lied davon singen, dass die Erwartungen der Unternehmen an schnelle, präzise und verständliche Rechtsberatung seit Jahren steigen. Das ist Chance und Herausforderung zugleich. Es ist eine Chance, weil es der Rechtsabteilung ermöglicht, „mittendrin statt nur dabei“ zu sein, wenn es um unternehmerische Entscheidungsprozesse geht. Es ist eine Herausforderung, weil die Windstärke im Orkan eine gewisse Wetterfestigkeit erfordert.

Viele Rechtsabteilungen sehen sich seit Jahren einer steigenden Arbeitsbelastung ausgesetzt. Unter der juristischen Überregulierung leiden nicht nur Unternehmen, sondern auch ihre Anwälte. Rechtsabteilungen werden weiterhin als Wächter über das rechtskonforme Handeln des Unternehmens gesehen. Der Dieselskandal ist ein vielbenutztes Beispiel dafür, wie Rechtsabteilungen von heute auf morgen an den Rand der Überforderung kommen können.

Auch das ist zugleich Chance und Herausforderung für Rechtsabteilungen. Es ist eine Chance, weil es Rechtsabteilungen ermöglicht, differenzierter die zu erledigenden Aufgaben zu verteilen und zu erledigen. Rechtsabteilungen können dabei davon lernen, wie die sogenannten Professional Services Providers (insbesondere die großen und internationalen Unternehmensberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- und Anwaltsgesellschaften) Mittel und Wege gefunden haben, die Arbeitsorganisation, -prozesse und -ergebnisse in puncto Effizienz und Effektivität zu optimieren. Wohlüberlegt lassen sich die einen oder anderen Elemente auf Rechtsabteilungen übertragen. Es ist daher kein Wunder, dass die Begriffe „Legal Operations“, „Lean Management“ oder „Make or Buy“ mittlerweile Einzug in den Sprachgebrauch von Unternehmensjuristen gefunden haben.

Die Erwartungen der Unternehmen an ihre Rechtsabteilungen sind vielfach ähnlich. Sie sollen effizient, agil, innovativ und gewinnbringend sein. „Mehr Leistung bei geringeren Kosten“ ist ein häufig zu hörendes Wehklagen aus Rechtsabteilungen. Auch das ist zugleich Chance und Herausforderung. Es ist eine Chance, weil Effizienz, Agilität, Innovationskraft und Wertschöpfung konstituierende Merkmale einer performanten Rechtsabteilung sind. Wenn der unternehmerische Erfolg dadurch beeinflusst wird, dass das Unternehmen effizient, agil, innovativ und wertschöpfend handelt, warum sollen dann nicht die Unternehmensabteilungen eben diesen Maßstäben unterliegen? Wenn Rechtsabteilungen mittendrin statt nur dabei sein wollen, wenn es um unternehmerische Entscheidungsprozesse geht, dann sollten sie die Chance ergreifen, sich so aufzustellen und auszurichten, dass sie effiziente, agile, innovative und gewinnbringende Legal

Manager sind, die im Front Office sitzen. ¹ Natürlich ist es eine große Herausforderung, dieser Erwartung gerecht zu werden und in Budgetrunden mit der Unternehmensführung um jeden Cent kämpfen zu müssen. Diese Herausforderung lässt sich nur meistern, wenn die Rechtsabteilung ihren Mehrwert für die Förderung der Unternehmensziele in messbarer Art und Weise nachweisen kann. Es mag unvorstellbar sein, ist aber wahr: es gibt Rechtsabteilungen, die ein Vielfaches ihrer Kosten für das Unternehmen erwirtschaften. Die Entwicklung einer Rechtsabteilung von der reinen Kostenstelle zum Profitcenter ist zugegeben schwierig, aber möglich.

Der technologische Fortschritt hält seit Jahren in Unternehmen Einzug. Das gilt für die Produkte und Dienstleistungen, die Unternehmen anbieten. Das gilt aber auch für Arbeitsorganisation in Unternehmen. Mehr und mehr Besprechungen finden nicht mehr telefonisch, sondern per Videokonferenz statt. Das spart Zeit und Geld, fördert aber auch die Arbeits- und Geschäftsbeziehungen, also die Qualität der Besprechung. Dokumente werden nicht mehr kreuz und quer per E-Mail verteilt, sondern in der Cloud geteilt und gemeinsam bearbeitet. Auch das spart Zeit und Geld und fördert die Effektivität der Zusammenarbeit. Benutzerfreundliche und zugleich leistungsstarke Software erleichtert Unternehmen die Datenverarbeitung, das Dokumenten- und Wissensmanagement. Davon profitieren auch Rechtsabteilungen. Zudem gibt es bereits heute zahlreiche Legal Tech-Tools, die den Arbeitsalltag in Rechtsabteilungen erleichtern: elektronische Akten sind mittlerweile auch in großen Schiedsgerichtsverfahren keine Seltenheit mehr; eine elektronische Due Diligence in M&A-Transaktionen ist heute schon so praxistauglich wie eine e-discovery. Einfache Verträge können Vertragsgeneratoren bereits in ansprechender Qualität quasi von elektronischer Hand erstellen – das fängt bei Vertraulichkeitsvereinbarungen an, geht über Miet- und Arbeitsverträge

bis hin zu allen standardisierten Vertragstypen. Immer beliebter werden in Rechtsabteilungen auch Softwaretools für das Legal Spend Management.

All das gibt Rechtsabteilungen die Möglichkeit, mehr Zeit (und Ressourcen) für Aufgaben zu haben, bei denen Brain Work gefragt ist und Mehrwert für das Unternehmen geschaffen werden kann. Wenn Rechtsabteilungen Inventur machen würden, um zu verstehen, mit welchen Tätigkeiten und Aufgaben sie geringen, mittleren und großen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, weil sie unternehmerische Risiken minimieren und die geschäftlichen Opportunitäten maximieren, dann sollten sie Legal Tech-Instrumente zuvörderst in den Arbeitsbereichen einsetzen, in denen die Rechtsabteilung geringeren Mehrwert generiert. ² Die Rechtsabteilung arbeitet dadurch in zeitlicher Hinsicht nicht weniger. Sie investiert ihre Zeit nur zielgerichteter in die Aufgaben, die größeren Mehrwert für das Unternehmen bringen. Und es legt gerade in den Rechtsabteilungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen Ressourcen frei für Aufgaben, die bislang noch häufig von externen Anwälten erledigt werden, wie etwa die Vertragsgestaltung und -verhandlung oder die Erstellung von Rechtsgutachten. Die damit verbundene Aufwertung der Rechtsabteilung in der unternehmensinternen Wahrnehmung ist ein gewichtiger, aber von Rechtsabteilungen überraschenderweise selten wahrgenommener Aspekt.

Rechtsabteilungen können aus Legal Tech zudem Innovationskraft schöpfen. Wenn die Produkte und Dienstleistungen der Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind, dann können Rechtsabteilungen nicht bei den Arbeitsweisen des vergangenen Jahrhunderts verharren. Technologie revolutioniert und transformiert die Arbeit in Ingenieur-, Finanz-, Steuer- und Personalabteilungen. Davon können Rechtsabteilungen profitieren, indem sie Technologie gleichermaßen für die Erfüllung der eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten nutzbar machen. Das fängt bei juristischen Online-Schulungen an

und hört bei der eigenen Entwicklung von unternehmensspezifischen Vertragsgeneratoren auf. Wenn Rechtsabteilungen es schaffen, mit Hilfe von Technologie allen Nichtjuristen im Unternehmen den Zugang zum Recht zu erleichtern und ihr Verständnis für rechtlich relevante Aspekte in den Geschäftsabläufen zu erhöhen, dann wird die Rechtsabteilung nicht der Bremser, sondern der Motor der geschäftlichen Aktivitäten sein.

Die Realität in den allermeisten Rechtsabteilungen sieht zugegeben noch anders aus. Die Gründe liegen teilweise in den Unternehmenskulturen, teilweise in den Legal Tech-Angeboten begründet. Es gibt zweifelsohne Unternehmen, die kulturell und im Hinblick auf ihr Produkt- und Dienstleistungsportfolio technikaffiner sind als andere Unternehmen. Das strahlt auf die Rechtsabteilung aus. Auch die Budgets von Rechtsabteilungen sind unterschiedlich groß, ganz abgesehen davon, dass wirtschaftlich sehr erfolgreiche Unternehmen eher bereit sind, in Legal Tech-Anwendungen zu investieren. Demgegenüber ist das Angebot an Legal Tech-Instrumenten bislang für international operierende Unternehmen und ihre Rechtsabteilungen noch nicht so ausgereift, wie es notwendig wäre. Viele Vertragsgeneratoren richten sich eher an Verbraucher als an Unternehmen. Legal Tech-Produkte werden häufig eher lokal entwickelt und sind demzufolge auch nur lokal anstatt international anwendbar. Zudem ist Legal Tech-Software noch selten mit den Softwareanwendungen kompatibel, die Unternehmen und Rechtsabteilungen bereits nutzen. All das führt verständlicherweise dazu, dass sich Rechtsabteilungen in Bezug auf Legal Tech-Investitionen gegenwärtig noch in der Phase des Suchens statt des Findens befinden. ¹

Legal Tech ist kein Allheilmittel. Die Art und Weise, wie das Thema in Deutschland unter Inhouse- und externen Anwälten diskutiert und behandelt wird, deutet stark auf einen Hype hin. Es herrscht die Erwartung, Legal Tech werde die Arbeit von Rechtsabteilungen und Kanzleien schon

bald so revolutionieren wie das erste iPhone den Mobiltelefonmarkt. Wenn manche Autoren beim Thema Legal Tech vom bevorstehenden Massensterben in der Anwaltszunft sprechen, dann herrscht Realitätsverlust. ² Hinzu kommt, dass das Angebot an Legal Tech-Produkten bislang die Nachfrage von Rechtsabteilungen übersteigt. Eine aufgeschlossene, aber kritische Haltung erscheint zielführender. ³

Die internationale Wochenzeitung The Economist hat es auf den Punkt gebracht: „Tomorrow’s winners will come from adding technology to yesterday’s successes.“ ⁴ Wenn eine Rechtsabteilung in der Vergangenheit die Chance und Herausforderung gemeistert hat, effizient, agil, innovativ und gewinnbringend zu operieren, dann können bereits heute Legal Tech-Instrumente dazu beitragen, diese erfolgreiche Arbeit der Rechtsabteilung fortzusetzen und auszubauen. Aber es wäre ein Irrglaube zu erwarten, dass eine Rechtsabteilung allein durch Legal Tech-Instrumente effizient, agil, innovativ und gewinnbringend werden kann. Legal Tech und Digitalisierung sind Bausteine, die Rechtsabteilungen schon heute befähigen, sich zukunftsweisend aufzustellen. Nicht mehr und nicht weniger. Aber die Zukunft von Legal Tech ist zweifelsohne jetzt und nicht erst morgen.